Waardengedreven organisatie
In onze werkgeversvisie ‘Helmond (b)en ik’, hebben we erop ingezet dat medewerkers zelf meer regie nemen op hun eigen ontwikkeling maar ook dat we als organisatie inspelen op de behoeften van onze medewerkers. In 2023 is er continue aandacht gegeven aan het voeren van het goede gesprek, de nieuwe gesprekscyclus. Goede gesprekken zijn positief, constructief, concreet en open. Het goede gesprek voeren we samen. In het goede gesprek zijn medewerkers verantwoordelijk en actief. Zij zorgen dat de gesprekken gaan over hun doelen en resultaten en over hun talenten, plannen en ontwikkeling.
Strategische personeelsplanning
In 2023 is een start gemaakt met de implementatie van strategische personeelsplanning (SPP). Het doel is een optimale bezetting en de ontwikkeling van onze medewerkers, nu en in de toekomst. De kwantitatieve analyse is gemaakt en heeft inzicht opgeleverd in de samenstelling van het geheel aan medewerkers van onze organisatie. Hierbij is meer inzicht ontstaan in:
1. De kenmerken van onze medewerkers (bijvoorbeeld opleidingsniveau, ervaring, leeftijd, etc.)
2. Wat de verwachte vraag naar personeel in de toekomst is, gebaseerd op data en trends, zoals groei van de organisatie en marktontwikkelingen.
3. Welke competenties en vaardigheden essentieel zijn voor de toekomstige strategie en doelstellingen van de organisatie.
4. De tekorten en overschotten aan personeel in specifieke functies.
5. De verwachte uitstroomcijfers.
6. Het effect van veranderingen in de organisatie, zoals bijvoorbeeld de organisatieontwikkeling, op de personeelsbehoefte.
7. De kosten en baten van het aannemen, opleiden en behouden van personeel in verhouding tot de strategische doelstellingen van de organisatie.
8. Hoe de organisatie kan inspelen op veranderende behoeften en trends op de arbeidsmarkt, bijvoorbeeld door het aanpassen van het wervingsbeleid of het ontwikkelen van medewerkers.
Eind 2023 hebben we een start gemaakt met de introductie van de verrijking van de kwantitatieve analyse met kwalitatieve gegevens. Het HR-instrumentarium wat we beschikbaar hebben is in beeld gebracht en in 2024 gaan we verder met het in kaart brengen van het potentieel van onze organisatie.
Moderne skills
Het afgelopen jaar is geïnvesteerd in het ontwikkelen van soft skills, digitale vaardigheden en projectmatig werken. Het aanbod van ons eigen online leerplatform met verschillende onlinetrainingen is verder uitgebreid. Zo kunnen we garanderen dat medewerkers kunnen blijven leren. De onderwerpen die voor ons belangrijk zijn en vanuit het leerplatform onder andere zijn verzorgd:
- Innovatie en creativiteit om complexe opgaven te realiseren;
- Communicatie/taalvaardigheden te verbeteren;
- Bestuurlijke advisering ter verbetering van beleidsontwikkeling;
- Klantgerichtheid.
Plaats en tijdsonafhankelijk werken
Voor hybride werken hebben we de mogelijkheden onderzocht om slim samen te kunnen werken. Dit zijn de faciliteiten in het “Huis voor de stad”, maar ook mogelijkheden om je werkzaamheden deels vanuit huis uit te voeren. We hebben onderzocht welke principes leidend zijn om slim met elkaar samen te werken, hoe de teams in het nieuwe kantoor geplaatst worden en welke faciliteiten we inzetten. In diverse samenstellingen is er dialoog gevoerd over de manier waarop we samen gaan werken in het Huis voor de stad. Op basis van de uitgangspunten en de gevoerde dialoog in de organisatie is een concept beleid opgesteld dat we in 2024 vast gaan stellen.
Realisatie opgaven: aantrekken nieuw personeel en behoud personeel
Om onze ambitie te kunnen realiseren hebben we ingezet op het werven van nieuwe medewerkers en het realiseren van doorstroom in de organisatie. We hebben ons gericht op doelgroepgerichte werving (jobmarketing) en de inzet van het netwerk van onze medewerkers. Door verder te investeren in onze arbeidsmarktcommunicatie zijn we zichtbaarder geworden in wat wij als gemeente Helmond als werkgever, toekomstige werknemers kunnen bieden. Ondersteunend hieraan zijn de diverse themavideo’s en marketinguitingen die regelmatig worden gemaakt.
Op weg naar het Huis voor de Stad
Eind 2023 was de technische oplevering van het Huis voor de Stad en kijken we uit naar de ingebruikname in april 2024. We begeleiden onze medewerkers om deze verandering zo soepel mogelijk te laten verlopen. Dat doen wij onder andere door het opleiden van een groep collega’s tot ambassadeurs, het voeren van gesprekken door de teammanagers met hun eigen teams over de veranderingen en het geven van rondleidingen om steeds meer zin te krijgen in de verhuizing.
Huis voor de Stad
Begin 2023 ontving gemeente Helmond een melding over vertraging in de bouwplanning. Dit heeft ertoe geleid dat de planning van oplevering is aangepast van september ’23 naar april ’24. Door de raad is aanvullend op de business case een aanvullend bedrag van 3,3 miljoen euro ter beschikking gesteld voor de extra kosten door de vertraging.
In 2023 hebben we bijna alle klantreizen uitgewerkt, zodat we straks goed onze nieuwe processen in kaart hebben met betrekking tot onze dienstverlening. We hebben een facilitair dienstverlener gecontracteerd die onder andere catering, schoonmaak, afvalverwerking en beveiliging levert aan het Huis voor de Stad en andere gemeentelijke locaties. De aanbestedingen voor het Huis voor de Stad zijn afgerond, waaronder losse inrichting, maatwerkmeubilair, stoffering en groen.
Voor de raadszaal en commissiekamers in het Huis voor de Stad is een leverancier voor de audiovisuele middelen gecontracteerd. Ook de kunstenaar voor het kunstwerk heeft zijn ontwerp gemaakt en is goedgekeurd door diverse gremia.
Voor de medewerkers is duidelijkheid gekomen middels een zogenaamd “vlekkenplan” wie waar in het Huis voor de Stad komt te zitten. We werken met een flexfactor van 0,7 wat wil zeggen dat je zo ongeveer 70% van de tijd door brengt in het Huis voor de Stad, 30% van de tijd elders.