In de begroting hebben we aangegeven dat we ons in 2023 focussen op de 3 aandachtsgebieden
1. De digitale transformatie van de maatschappij
2. Digitaal samenwerken van en met de Raad, organisatie en ketenpartners
3. De fundamenten van de digitale informatievoorziening
Dit zijn meerjarige aandachtsgebieden die belangrijk zijn om de lange termijn opgaven naar 2040 mogelijk te kunnen maken. De resultaten die we in 2023 hebben behaald dragen daar direct en indirect aan bij.
De digitale transformatie van de maatschappij
Verbeteren digitale vaardigheden
Om digitale vaardigheden en gebruik van systemen te verbeteren hebben we in 2023 een bewustwordingsprogramma met daarin trainingen opgezet. We hebben deze trainingen opgenomen in de Helmond Academie en ook onderdeel gemaakt van de onboarding van nieuwe medewerkers.
Voorbereiden op wetgeving
Met de komst van de omgevingswet per 1 januari 2024 hebben we de informatiesystemen op dit gebied vernieuwd. Het nieuwe systeem sluit aan op deze wet en is in 2023 geïmplementeerd. We hebben hierbij het systeem beschikbaar gesteld, gekoppeld aan andere systemen en ingericht zodat past op de werkwijze binnen Helmond. Het oude vergunningensysteem kan niet meteen uitgezet worden. Lopende zaken moeten hierin eerst afgerond worden en gegevens over eerdere vergunningen moeten we veiligstellen. Hier zijn we in 2023 mee gestart.
Werken met data
Onze systemen bevatten veel gegevens over de stad en onze inwoners. Deze gegevens zijn waardevol voor onze beleidsmakers om hun beleid beter te sturen. We hebben nieuwe data dashboards opgeleverd om te kunnen sturen op verbetering van dienstverlening, beleidsvorming en efficiency. Ook hebben we de publiek beschikbare informatie die online beschikbaar is, onder de noemer Kennisagenda Helmond, verder uitgebreid en verbeterd.
Digitaal samenwerken
Uitrol van de nieuwe digitale werkplek
Alle medewerkers hebben een nieuwe veilige en betrouwbare digitale werkomgeving gekregen. We kunnen daardoor ook op afstand de laptops beheren en beschermen. Voor beheer op afstand van andere apparaten zijn we gestart met de voorbereidingen. In 2024 voeren we dit verder in.
Digitale ondersteuning voor hybride samenwerken
We hebben de werkomgeving aangepast om hybride werken beter te ondersteunen. Videobellen en bestanden uitwisselen is nu eenvoudiger. Dit maakt het werken in een team of project makkelijker. Hierdoor zijn gegevens nu beter bereikbaar zijn voor medewerkers, ongeacht waar ze werken of vanaf welk apparaat. De oude werkwijze van bestanden op netwerkschijven is aangepast naar werken in de cloud. Met deze verandering zijn we nog niet helemaal klaar, maar we hebben wel inzichtelijk welke werkzaamheden nog resteren.
Huis voor de Stad
Het voorbereiden op het nieuwe Huis voor de Stad was een van de belangrijkste ontwikkelingen in 2023 op het gebied van ICT. We hebben de voorbereidingen getroffen om het Huis voor de Stad aan te sluiten op het gemeentelijke netwerk. Voor de fysieke verhuizing van alle ICT-faciliteiten is alles in gereedheid gebracht om een verhuizing te laten plaatsvinden, zonder onderbreking van de belangrijkste dienstverlening.
De fundamenten van de digitale informatievoorziening
Verandering in samenhang
De veranderingen binnen de informatievoorziening en ICT volgen elkaar snel op. En de afhankelijkheden met de taken en processen van de gemeente zijn groot. We hebben met het management en directie richtinggevende principes (uitgangspunten) vastgesteld. Deze principes geven duidelijke kaders mee en helpen zo om de doelen van de verschillende programma’s met elkaar afgestemd te houden.
Borgen van continuïteit
Door aflopende contracten van informatiesystemen hebben we weer een deel van ons applicatielandschap in 2023 vernieuwd. Nieuw systemen kopen we in door aan te besteden. Dit geeft ons meteen een gelegenheid te heroriënteren en optimaal gebruik te maken van nieuwe mogelijkheden in digitalisering. In 2023 is de aanbesteding voor een nieuw sociaal domein-systeem voorbereid, doorlopen en gegund. Om de digitale archivering van documenten en videotulen in de toekomst te borgen, is een digitale archiefruimte aanbesteed. Ook draagt dit bij om aan de eisen die de Wet Open Overheid stelt, te kunnen voldoen.
Verbeteren van kwaliteit
We hebben de processen Meldingenbeheer en Changemanagement van het IT Servicemanagement verbeterd en deze verbeteringen doorgevoerd in onze manier van werken. We krijgen hierdoor een betrouwbaardere en hogere kwaliteit van de dienstverlening. De processen worden nu met meer controle (lees grip) uitgevoerd, waardoor we minder storingen hebben. Eventuele storingen worden beter en sneller verholpen. Dit is tevens een belangrijke stap waarmee we de informatieveiligheid naar een hoger niveau brengen.
De dienstverlening en wettelijke taken
Ten slotte is een belangrijk resultaat over 2023, dat we in de dynamiek van alle verandering ook onze wettelijke taken en de dagelijkse dienstverlening hebben uitgevoerd. We hebben daarnaast nieuwe collega’s kunnen werven en collega’s kunnen behouden. In de huidige tijd en dynamiek is dat een prestatie die het vermelden waard is.